Использование ЭЦП для электронных торгов и документооборота

Возможности работы с документами и участия компании в электронных торгах существенно расширяются при наличии электронной цифровой подписи (ЭЦП). С помощью ЭЦП возможно получить доступ к работе с крупнейшими электронными торговыми площадками и использовать ее в качестве важнейшего инструмента для эффективной оптимизации документооборота. Например, приобретая квалифицированную ЭЦП у ЗАО «Калуга Астрал», Вы можете использовать ее в своих целях, проверив пример продукции компании на сайте. Получение ЭЦП займет всего 30 минут, а соответствующий порядок отображен на сайте ЗАО «Калуга Астрал».

Широкий выбор тарифных планов по ЭЦП, с возможностью подключения дополнительных опций, может быть осуществлен с использованием преимуществ сертифицированных удостоверяющих центров. Неотъемлемый атрибут участия в электронных торгах и необходимое условие для организации электронного документооборота крупных предприятий, ЭЦП получает все более широкое распространение. Если Вы планируете сдавать отчетность в контролирующие органы в электронной форме, помните, что использование ЭЦП обязательно. Перед занятием получением ЭЦП, важно определить его цели и использование.

Виды ЭЦП

Существует три вида электронной цифровой подписи (ЭЦП), каждый из которых имеет свои особенности:

1. Простая электронная подпись подтверждает, что документ был отправлен конкретным лицом.
2. Усиленная неквалифицированная электронная подпись устанавливает факт неизменности документа с момента его подписания.
3. Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), сочетает в себе характеристики первых двух видов, а также имеет то же юридическое значение, что и обычная подпись от руки. УКЭП используется для госзакупок, ответственных сделок и документов. Она защищена лучше, чем простая или усиленная неквалифицированная электронная подпись, и оперирует двумя кодовыми ключами – открытым и закрытым –, которые работают только в паре. Ссылка на владельца подписи подтверждается сертификатом электронной цифровой подписи, который действителен в течение не более года.

Хотя уже существующие варианты электронной цифровой подписи сложно подделать, некоторые владельцы выбирают, чтобы их ЭЦП были застрахованы для дополнительного уровня защиты.

Электронные торги - активно развивающаяся область в сфере государственных закупок, требующая оперативной реакции на перемены на рынке и гибкости в формировании предложений. В этом процессе электронно-цифровая подпись (ЭЦП) является фундаментальным компонентом.

Главная задача участников электронных торгов - успеть подать предложение с наиболее выгодными условиями и конкурентоспособной ценой. ЭЦП подтверждает серьезность намерений участника торгов и гарантирует готовность заключения контракта на условиях аукциона. Кроме того, подпись понадобится для заверения самой заявки на участие в торгах.

Ключевая роль ЭЦП побуждает участников торговых процедур обратить внимание на важность обладания ею. ЭЦП должна быть у каждого сотрудника компании-участника аукциона, который занимается регистрацией, подписанием контракта и участием в торгах.

При готовности рассчитать стоимость ЭЦП для участия в ЭТП, необходимо иметь в виду, что ключ ЭЦП для электронных торгов должен быть получен лично владельцем в аккредитованном удостоверяющем центре, который оформляет ЭЦП.

Электронный документооборот становится всё более популярным и охватывает все больше предприятий. Такой подход позволяет сократить расходы на оформление документов. Все документы, связанные с деятельностью предприятия, хранятся в едином хранилище, доступ к которому разрешен только конкретным группам сотрудников.

При необходимости подписания большого количества документов, как внутренних, так и внешних, рабочих процессов, применение электронной цифровой подписи (ЭЦП) становится наиболее эффективным решением. ЭЦП позволяет не только сократить время на подписание каждого документа, переводя процесс в электронную форму, но и заверять целые папки, состоящие из множества файлов. Следовательно, применение ЭЦП является неотъемлемой частью процесса электронного документооборота.

Как получить ЭЦП

Для тех, кто нуждается в электронной цифровой подписи (ЭЦП) для электронного документооборота или участия в электронных торгах на сайтах государственных и коммерческих организаций, достаточно обратиться в специальный сертифицированный удостоверяющий центр. Там необходимо подать заявку и предоставить комплект документов.

Итак, для оформления ЭЦП для юридического лица потребуются:

• копия паспорта заявителя, заверенная печатью компании;
• копия устава организации, заверенная в организации;
• копия свидетельства о постановке на налоговый учет, заверенная печатью компании;
• копия приказа о назначении руководителя организации, заверенная в организации;
• документ, подтверждающий оплату услуг получения ЭЦП.

Физическому лицу, желающему получить ЭЦП, необходимо подать заявку, приложив заверенную нотариусом копию паспорта и документальное подтверждение оплаты.

Изготовление ЭЦП для электронных торгов и прочих нужд не занимает много времени и производится на месте. Однако автоматическая генерация кодов и запись их на носитель проходят при полной конфиденциальности, которую обещает гарантировать удостоверяющий центр. Никакая информация не будет скопирована или использована кем-либо, кроме заявителя. Можно провести аналогию с получением ПИН-кода для банковской карты.

Где приобрести ЭЦП?

Приобрести электронно-цифровую подпись можно только в сертифицированных удостоверяющих центрах. Перед покупкой убедитесь, что выбранный вами удостоверяющий центр имеет работу со всеми органами и службами, где вы планируете использовать заверенные ЭЦП документы.

Один из таких центров - это «Калуга Астрал», который имеет официальные офисы в Москве, Санкт-Петербурге и Калуге. Он также получил государственную аккредитацию в Минкомсвязи РФ. Для своей работы «Калуга Астрал» использует только сертифицированное оборудование и программное обеспечение, а также собственные инновации.

В представительствах «Калуга Астрал» есть возможность купить ЭЦП для торгов на пяти федеральных площадках. Сдача электронной отчетности в ФСС, ФНС, Росстат, ПФР, ФСТ и ведение электронного документооборота с использованием ЭЦП станут более эффективными после покупки в «Калуга Астрал». Если возникнут затруднения при работе с электронно-цифровой подписью, то специалисты круглосуточной службы поддержки оперативно помогут в их решении.

Фото: freepik.com